如何绘制业务流程图

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在绘制业务流程图前，思考如何精美，如何交互，使用什么工具，都不应该是重点。真正重点的是将业务流程图的关键要素给搜集一番。请试图回答清楚以下几个问题，否则不要开始绘制流程图：

• 整个流程的起始点是什么？整个流程的终结点是什么？
• 在整个流程中，涉及到的角色都是谁？
• 在整个流程中，都需要做什么事情？（可是是一个会议，可以是一个任务）
• 这些会议和任务是可选还是必选的？
• 分别产出什么文档？

这有点像一个头脑风暴，能够帮助你将所需用到的原材料获取到，有了这些“米”和“水”，那就不愁去如何烹饪了。



1.调研——2.梳理呈现——3.评审确认三部曲，如图所示：



1：调研——问正确的问题，多问问题，多问几个人



调研过程解决的仍然是who，what，why，how，以及where的问题：谁，在什么情况下，做了什么事情，这个事情需要什么前置条件，又输出了什么，这个事情在哪里完成的？搞明白这几个问题，我们的调研就可以圆满完成了。
流程图的表现，要回答这几个问题：

• Who——谁？部门，角色，岗位
• What——什么事情？
• Where——在哪里做的？在我梳理的业务流程图上，where更多表示是文档还是各种系统，用来表示信息化的程度。比如当我们梳理中发现，有一项登记，是用excel而不是业务系统来进行的，那么在这里的where就可以表示为：excel文档。
• Document——那产生的这份文档叫什么名字？也写出来，代表有文件的传递，而以后要进行信息化的话，此份人肉文档也是需要被消除而被系统取代的。（相反，如果这项工作是在某个系统里操作的，where就可以写成“人事系统”，文档可以继续存在，即该系统中的表单名称：“员工登记表单”）
• Condition——条件。在这种条件下，下一个活动还能够继续，即用逻辑链接线的方式来表示一项活动的输入和输出，指向某个活动的箭头就表示此活动的前置输入条件。
• Dicision——决策。有些活动会产生一个条件判断，根据不同的判断结果从而走不同的分支流程。比如输入员工信息的时候，可以根据员工之前是否就职过，选择不同的流程，对于已经就职过的，选用之前的工号而不用生成新的工号。

2. 梳理并呈现

你的调研和观察使你拥有了“烹饪”所需的原材料。

• 角色：部门、岗位或人
• 活动：做了什么事情
• 次序：做这些事情的次序如何
• 规则：什么情况下到什么事情

接下来的任务很简单，就像填空题一样。将活动/事件按照一定的规则填到由部门和时间两条维度决定的框框里。这个阶段是paper work，你需要将调研阶段收集到的原材料用更直观明了的方式呈现出来。从而能够更好进行评审和确认。也为以后的流程评审和优化做准备。在刚开始，笔和纸的原始搭配仍然是最好的起步工具。你可以暂时忽略掉美观或者可复用的因素。但是当你对要呈现的流程已经有足够的信心时，就可以借助软件工具了。

2.1： 复杂流程的分解

不可能将所有的活动都放到一张图里呈现。“业务流程是有层次性的，这种层次体现在由上至下、由整体到部分、由宏观到微观、由抽象到具体的逻辑关系。这样一个层次关系符合人们的思维习惯，

首先，明确你要梳理的业务流程的范围：



其次，先从顶层的业务流程分解开始，由粗至细：



这一步的工作会帮你建立出清晰的流程目录结构，如下图所示是摘选于刚完成的一个流程梳理的项目中的目录结构部分。可以看到全图即是顶层关键节点，作为老大，可能只要看这一层就够了。下面则会对顶层做更多细化拆解。



2.2： 流程图的常用图示



流程图的常用结构：



一些案例：基本上包含大多数图示的流程图：



2.3： 泳道图精要

两大维度：一般泳道图的横向会作为部门或岗位维，当然也有例外，如上述案例中就是横的泳道。而纵向则做为阶段维——时间是从上到下发展的。如果复杂的泳道图，在任务分解上可以在阶段维里做一些划分，比如“采购”，“生产”，“销售”，”配送”等。
活动流转：活动就像一个游泳员一样，游到不同的泳道中去执行任务。



2.4： Do vs Donnot 业务流程图的注意事项！

DO

• 1). 让涉众参与，不要闭门造车
• 业务流程图包含了你图上的各个参与角色代表，与他们适时确认事情的原本流程，禁止自己YY。
• 2). 恰当的层次分解，不要将所有都铺到一张图上
• 3). 逐渐深入，先抓枝干,切忌胡子眉毛一把抓。
• 4). 流程一定有开始和结束
• 切忌交付出来的流程图，让读者还来问你：流程的开始点是什么？用清晰的代表开始和结束的符号来完成第一步和最后一步。
• 5). 编号，编号，编号
• 这是让沟通效率更高的优化措施。当你有了编号系统，相当于对你的流程图都赋予了唯一识别身份证号。这比中文名称更有效。比如当我们完成了业务流程图后，负责业务流程规则审核和优化的部门能够清楚在邮件里传达：H5.1流程优化，大家就更明确指的是什么。

DONNOT

• 1). 自己YY应用的环节而不是现实中的环节
• 2). 所有的环节都试图放到一张图上
• 3). 一开始就陷入细节，胡子眉毛一起抓
• 4). 流程很难让人分清楚从哪里开始，到哪里结束

3. 评审及后续行动

验证你是否做到了以上的DO，以及规避了Donnot的做法是什么？ 很好办，及时与各位进行评审。将各个涉众都叫到一起，给他们看你梳理出来的成 果。 这会发现一些有意思的事情，除了评审你的流程图是否符合现实外，也会评审目前 的业务流程是否符合理想。不同的部门和岗位的代表会在这个评审中，确认当前， 也会相互提出意见，甚至吵起来，这不失于做流程优化的一个很好的契机。