没人会喜欢这样的会议,把时间花在无休止的争论中。更不会有人喜欢这样的会议,别人征询了他们的意见,但很快将它置之不理。 回顾会议组织者(以及任何带领小组讨论的人)需要一些办法帮助让团队成员思考、讨论、并有效地作出决定。下面是5个小贴士,可以帮助你把绝大多数时间花在回顾会议上(以及任何其它的会议)。
1. 把工作交给组员做
一些组织者认为他们的工作就是站在房间的最前面,并做这些事儿就行了──写写活动挂图,解释一下数据涵义,然后就向小组传达正确的决定。相反!作为回顾会议的组织者,你要帮助小组,把工作交给他们做,而不要越俎代庖。如果你替他们做了,他们并不会有认同感。
把工作交给组员做,一个简单的方法是,把大家头脑风暴产生的想法在活动图表上列出来。让组员自己把观点写在便笺上(使用大号深色记号笔),而不是让组员说自己来写。写完后把便笺粘贴上去。这个方法有3个额外的优势:1)便笺可以移动,很容易分组;2)内向的人更容易插嘴;3)组员能够参与流程。
2. 忠实记录
当你拿起记号笔帮小组记录时,一定要忠实。我曾见过这样的情形,颇让我感到震惊:一个组织者只记录他同意的观点,另外一个组织者写的则是他的解释,跟组员所说的并不完全一致。比如,某个人建议团队需要正式同意参加每日站立会议,主持人写的是“遵守承诺”;另外一个主持人问了3次以后,仍然无法正确领会组员的意思。
如果组织者忽略或者误解了某个人的想法,这个人会觉得自己被忽视了,很可能就会对接下来的会议不理不睬。
如果你拿着笔,就需要正确领会别人的观点,而不要加入自己的观点。有时,有些人发表观点的时候可能还没完全准备好。此时,可以让他用简单几个单词把观点总结一下。如果不能用简单扼要的用一句话描述出来,就简单总结一下,然后询问这样的总结是否可以。
3. 采用并行处理
计算机专家知道如何设计程序,以利用并行处理的优势。回顾会议主持人也可以使用并行处理,来更有效地处理多个工作。比如,假设小组意识到当前困难是由3个方面的问题引起。那么就别一个接一个地处理,把小组分成2个或者以上更小的组,分别查找根本原因。最后回到一块查找共同的根本原因。
当小组内有1个或者2个人试图主导谈话的时候,并行处理也会有用。分成更小的组能够减少对整个组的影响。除此之外,许多人在大组里面很少说话,但是在小组里面就可能发言,这对所有的参与者是个很好的平衡。
4. 让组员作结论
人类大脑对数字敏感,所以回顾会议主持人会告诉团队他们的所见所想,这毫不奇怪。大家刚刚坐下,刚粘贴一个时间线之后,回顾主持人就开始长篇大论,讲述他对项目的意见。即使主持人是全场关注焦点(而这位并不是),团队很可能不接受他的观点。这就像批评你的小叔子,你丈夫说他弟弟喝酒太多,毫无问题,但试试你这样说结果会如何。
一些回顾主持人辩称,让小组处理数字花费时间太长──而让他们做有效的多。主持人把他对数字的理解传达给团队,所花费的时间更少,这有可能是正确的。但如果主持人不关心团队是否真得对他的观点买账,并按照他的理解去做事儿,只有这样才会更有效。
5. 测试认可程度
小组会不断地讨论问题、审视顾虑、回答问题。因此做个彻底分析,得出结论非常重要。如果有人要求澄清决定或相关问题时,要测试大家对该问题的认可程度。
测试认可程度与做最后决定不同。测试认可程度可以根据数据来评价,看真正还需要多少讨论。测试认可程度的一个方法是“五指拳”。每个人使用6个点,在此范围内表达他对建议或者选择的支持程度,它不需要用纸投票,用手就够了。投票方式如下:
5个手指 = 我强烈支持
4个手指 = 我支持,有一些保留意见
3个手指 = 团队同意我就同意
2个手指 = 我持严重的保留意见
1个手指 = 我反对
拳 = 我会阻止进一步讨论
(我建议不要使用中指表示反对)
如果团队的每个人都强烈支持(4或者5个手指),你知道你只需要记录一下别人的意见,并且尽量减少风险就行了,而对团队来说,可能不需要花费很长时间讨论这个话题。然而,如果大家的支持不温不火(3个手指),则需要保证有更多的讨论──可能要找到更好的替代方案。
如果团队中大多数人出示了3个手指或者更少,就换一种选择吧,不用再花时间讨论都不想要的选择。
如果你领导团队,那么实践这些小贴士,大家很快会注意到会议变得更好更有用。
作者简介
Esther Derby是Better Software杂志和StickyMinds.com的定期撰稿人,善于将技术和管理方面的问题与人的问题相结合来考虑,够帮助软件团队在生产效率上提高到新的高度。Esther参与编写了《敏捷回顾: 让团队从优秀到卓越》,参与创办了AYE大会,并在STAREAST、STARWEST、和Better Software展会上做过报告。您可以通过derby@estherderby.com联系她。
查看英文原文:
http://www.stickyminds.com/sitewide.asp?Function=edetail&ObjectType=COL&ObjectId=14358&tth=DYN&tt=siteemail&iDyn=2
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