项目计划是项目成功的关键要素之一,它也是项目的首要任务。很多项目倾向于马上展开工作,项目计划却被忽视,没有被认识到它在节省时间、节约资金和以及解决其他问题上所能起到的作用。这篇文章就是通过简明的步骤说明如何做项目计划,看完本文,希望您在以后的项目中可以有一套不错的方法来借鉴。
第一步 项目的目标
项目干系人是直接或者间接影响项目的人。只有项目干系人的需求被满足,项目才能算成功。
第一,是要找出项目干系人。这很重要而且不那么容易,特别是难找到间接项目干系人。
一般项目干系人是:
项目发起者,一般是老板
客户
项目产出的使用者
项目经理和项目组成员
一旦你明白谁是项目干系人,下一步是要了解他们的需求。 最好的方式,当然是去访谈。在面对面交流中,了解真正能给他们带来收益的需求。但是多数项目干系人提到的需求,和项目不一定相关,或者不能带来收益。我们要记录下来所有的需求,并按照优先级排序。
第二,一旦你完成了访谈,构建了需求列表,并且实现优先级排序。你需要根据该列表,建立一套可以被度量的项目目标。当然,推荐你通过SMART方法来分析,该方法可以清楚分析哪些目标是可以实现的。一旦你完成了清晰的项目目标,你要记录在项目计划中。如果在项目目标下,还能细分出项目干系人的需求和目标期望值,那就更好了。
这一过程是项目计划过程中最难的部分。
第二步 项目交付物
基于你在第一步中已经定义了的项目目标,创建实现这些目标所要完成的交付物清单。要说清楚每一个交付物何时提交,如何提交。将交付物清单添加到项目计划中,每一个都要有粗略预估的交付时间。不用担心,更准确的预估将在下一步完成。
第三步 项目时间表
根据第二步完成的交付物清单,创建一个任务清单。每一项任务包括以下内容:
工时,可以以小时或者天为单位。
资源,即完成任务所需要的人力物力。
一旦你为每个任务预估了工时,你可以根据该公式计算完成每个交付物所需要的工时和工期。这样你可以对上一步骤交付时间的预估进行更新。这一部分工作,可以使用现成的软件来辅助完成,例如用Microsoft Project来完成项目时间表。你可以使用现成的Project模板,录入任务列表,工时和资源即可。
这个过程中常遇到的问题是:项目的预估日期难以满足项目发起人最后期限期望值,怎么办?当然是马上找他们协商咯。
你们有如下选择:
协商项目的最后期限(项目推迟)
添加额外资源(成本增加)
减少项目范围(产出减少)
在协商的过程中,你需要基于项目时间表,在多种选择中作出决断。
第四步 支持计划
本节讨论的内容你在做项目计划过程中需要考虑其他问题。这些问题都可以直接列入项目计划中。
人力资源计划
第一步,明确领导该项目的部门或者个人,明确他们的角色和责任。
第二步,描述项目参与者的数量和职能。每一个参与者清晰的开始时间,参与周期和人员的来源。
第三步,将上面的内容做一张资源表格来动态管理。
沟通计划
创建一个沟通计划文档,说明不同的项目干系人需要了解项目哪些信息,以及如何将获得。 最常用的机制是建立周例会(月例会)的机制。大家在例会上汇报项目状态,明确阶段性成果和下一步工作。
风险管理计划
风险管理是项目管理的一个重要组成部分。 常常被忽视,但是找出项目可能的风险,并准备好对策非常重要。
以下是一些常见项目风险的例子:
时间和费用预估过于乐观
客户审查和反馈周期太慢
出现意想不到的预算削减
角色和职责不清楚
项目干系人的投入不够或他们的需求不被正确理解
项目开始后项目干系人需求发生变化
项目开始后项目干系人添加新的需求
缺乏沟通造成的误解,质量问题和返工
资源的承诺没有兑现
使用简单的风险日志可以跟踪项目风险。发现新的风险即添加到风险日志中,并且标明如何防范以及出现后如何处理。在项目全过程中,你都要时时审视项目风险,定期更新。记住,你忽视他,不代表他不存在。
恭喜你,如果完成的所有上述步骤,你应该有一个好的项目计划。 请注意时常更新你的项目计划,根据计划评估项目进展状态。
项目的计划一般要包括两个部分:
-
项目计划书 一般在计划初期形成,并且在项目进行期间相对稳定。
- 时间表 一旦项目结构比较清楚,就应该准备时间表,并且随着项目进程不断更新。
项目计划书应该包含的内容有如下方面:
-
标识 计划的名称、代码和其它相关标识
-
参考资料
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背景材料
-
角色分配和责任划分
-
项目设计方法的决定
-
技术问题 包括项目中适用的语言、平台或者协议是什么?
-
需要的工具 项目进行过程中,需要用到哪些设计、编码、测试、文件管理和计划生成的工具?
-
人员配备 包括人员的技能要求、到位时间、聘用方式
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培训需求 外训和内训的要求,方式与费用计划等等
-
对外的关系和依赖程度 外界对项目有哪些约束,项目组对外部有哪些依赖?
-
风险 识别风险因素,分析代价,并计划规避措施
-
意外事件的处理
-
项目过程和质量 项目遵循什么过程,如何保证活动和工作产品的质量?使用什么检查方法?
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配置管理 版本控制工具及使用规则
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文档管理 项目中需要哪些文档?如何检查和批准各类文档?
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过程的监督和报告
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测试计划和方案
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程序Bug的管理
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软件发布的过程
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软件的接受(交付)
-
售后服务
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许可证
-
产品安全
-
产品需求变化的处理
- 组织
一般而言,项目计划书是相对稳定的。它一般在项目的最初阶段完成,在后续的过程中需要的修改很少。强调一下,项目计划书的价值并不在于纸面的文件本身,而在于撰写过程中产生的思考和解决问题的想法。同样,它也可以成为您做决定的依据。
此外,您没有必要写项目计划中的全部内容。因为计划文件中的很多内容和以往的同类文件很类似,而且有些内容可以在不同的文档中。如果您有测试经理、配置经理及产品经理,他们会为您完成很多方面的内容,但您必须审核把关。
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